Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesny system teleinformatyczny, który wprowadza fundamentalne zmiany w sposobie wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur VAT w Polsce. Projekt zmian legislacyjnych zatwierdzony przez Sejm w maju 2024 roku przewiduje etapowe wprowadzanie obowiązku korzystania z systemu, począwszy od 1 lutego 2026 roku. KSeF stanowi odpowiedź na rosnące wymogi transparentności rozliczeń podatkowych oraz wpisuje się w europejskie standardy cyfryzacji administracji publicznej.
Czym jest KSeF i jaki ma cel
Krajowy System e-Faktur to ogólnopolska platforma teleinformatyczna prowadzona przez Ministerstwo Finansów, która pełni rolę centralnego pośrednika w elektronicznym obiegu faktur między przedsiębiorcami. System umożliwia wystawianie, odbieranie, przechowywanie i archiwizowanie faktur w ustrukturyzowanej formie elektronicznej.
Głównym celem wdrożenia KSeF jest centralizacja procesu rejestracji faktur w jednym miejscu, co pozwala administracji skarbowej na bieżące monitorowanie transakcji gospodarczych i zwiększenie przejrzystości rozliczeń podatkowych. Dodatkowe cele systemu to:
- Gwarantowanie autentyczności, czytelności i integralności e-faktur
- Analiza i kontrola prawidłowości danych zawartych w fakturach ustrukturyzowanych
- Zapewnienie stałego dostępu do dokumentów finansowych w celu ich weryfikacji
- Wsparcie walki z oszustwami podatkowymi i nadużyciami w systemie VAT
- Uproszczenie procesów księgowych i obniżenie kosztów administracyjnych
- Przygotowanie polskiego systemu do europejskich standardów e-fakturowania
System zmienia paradygmat faktury – zamiast dokumentu wysyłanego bezpośrednio od sprzedawcy do nabywcy, faktura trafia najpierw do centralnego repozytorium państwowego, gdzie przechowywana jest i udostępniana zainteresowanym stronom.
Harmonogram obowiązkowego wdrożenia
Ustawodawca przewidział etapowe wprowadzanie obowiązku korzystania z KSeF, aby zapewnić przedsiębiorstwom odpowiedni czas na adaptację systemów informatycznych. Każdy etap dotyczy innej grupy podatników:
Etap pierwszy – 1 lutego 2026 roku: Obowiązek obejmie dużych podatników, czyli podmioty, których wartość sprzedaży brutto (wraz z podatkiem VAT) w roku 2024 przekroczyła 200 milionów złotych. Skierowanie wymogu najpierw na największe firmy pozwala na przetestowanie wydajności systemu przy dużym obciążeniu oraz zapewnia czas przygotowań dla mniejszych przedsiębiorstw.
Etap drugi – 1 kwietnia 2026 roku: Obowiązek rozszerzy się na pozostałych podatników, zarówno czynnych podatników VAT, jak i tych zwolnionych z podatku. Ta faza obejmuje zdecydowaną większość firm działających w Polsce, w tym mikroprzedsiębiorstwa, małe i średnie firmy oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.
Etap trzeci – 1 stycznia 2027 roku: Ostatnia grupa objęta obowiązkiem to tak zwani podatnicy „wyłączeni cyfrowo”, czyli podmioty charakteryzujące się bardzo małymi obrotami. Dotyczy to przedsiębiorców, których faktury nie przekraczają kwoty 450 złotych oraz których łączna sprzedaż miesięczna nie przekracza 10 tysięcy złotych. Późniejszy termin dla tej grupy ma zapewnić dodatkowy czas na przystosowanie się do nowych wymogów.
Warto zaznaczyć, że korzystanie z KSeF jest dobrowolne do momentu wejścia w życie obowiązu dla danej grupy podatników. Przedsiębiorcy mogą już teraz dobrowolnie korzystać z systemu i cieszyć się związanymi z tym korzyściami, takimi jak przyspieszony zwrot VAT.
Struktura logiczna faktur FA(3)
Od 1 lutego 2026 roku obowiązkowym formatem dla faktur przesyłanych do KSeF będzie struktura logiczna FA(3). Dokument musi być wystawiony w formacie XML zgodnym z tą strukturą, którą opublikowało Ministerstwo Finansów. Struktura FA(3) została opracowana po szerokich konsultacjach z przedsiębiorcami, dostawcami oprogramowania i ekspertami podatkowymi.
Struktura logiczna FA(3) składa się z następujących komponentów:
Nagłówek – zawiera dane techniczne dotyczące faktury, takie jak numer dokumentu, datę wystawienia, typ faktury (podstawowa, korygująca, zaliczkowa, rozliczająca) i walutę rozliczenia.
Dane podmiotów – sekcja obejmująca informacje o stronach transakcji: sprzedawcy (Podmiot1), nabywcy (Podmiot2), ewentualnych dodatkowych podmiotach jak faktor lub jednostka podrzędna JST (Podmiot3) oraz podmiotach upoważnionych do działania w sprawie podatnika, takich jak komornik sądowy czy przedstawiciel podatkowy (PodmiotUpowazniony).
Szczegółowe dane faktury – zawierająca wartości kwotowe, stawki podatku VAT, wymagane adnotacje prawne, informacje o warunkach płatności oraz dane dotyczące transportu towaru.
Stopka – umożliwiająca zawarcie wszelkich dodatkowych informacji nieujętych w poprzednich sekcjach.
Załączniki – nowością w strukturze FA(3) jest możliwość dołączenia załącznika do faktury, co wymaga uprzedniego złożenia odpowiedniego zgłoszenia w systemie e-US.
Struktura FA(3) pozwala na wystawienie wszystkich rodzajów faktur wymaganych przepisami ustawy o VAT, w tym faktur podstawowych, korygujących, zaliczkowych i rozliczających. Każde pole jest klasyfikowane jako:
- Obligatoryjne (podatnik musi je wypełnić)
- Opcjonalne (podatnik wypełnia, jeśli zaistnieją określone przesłanki)
- Fakultatywne (podatnik nie ma obowiązku ich wypełniania)
Proces wystawiania faktur w KSeF
Wystawianie faktury w systemie KSeF różni się od tradycyjnego modelu. Obieg dokumentu przebiega etapami, każdy z określonymi procedurami i warunkami:
Etap 1: Przygotowanie faktury – Przedsiębiorca tworzy dokument w swoim systemie finansowo-księgowym zintegrowanym z KSeF. System generuje fakturę w formacie XML zgodnym ze strukturą logiczną FA(3).
Etap 2: Wysyłka do KSeF – Przygotowany plik XML jest przesyłany do systemu poprzez interfejs API (Application Programming Interface) udostępniony przez Ministerstwo Finansów lub za pośrednictwem bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF.
Etap 3: Walidacja i nadanie numeru – KSeF automatycznie sprawdza poprawność techniczną faktury, weryfikując jej zgodność z obowiązującym schematem FA(3). Jeśli dokument spełnia wszystkie wymogi, system nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny (numer KSeF) i generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które stanowi oficjalne potwierdzenie przyjęcia faktury.
Etap 4: Udostępnienie nabywcy – Od momentu nadania numeru KSeF faktura jest automatycznie dostępna w systemie dla nabywcy. Sprzedawca spełnia tym samym obowiązek dostarczenia dokumentu.
Etap 5: Pobranie przez nabywcę – Nabywca loguje się do systemu KSeF i pobiera fakturę. Dokument może być automatycznie zaimportowany do systemu księgowego nabywcy, co eliminuje ręczne wprowadzanie danych.
Metody uwierzytelniania w systemie
Dostęp do KSeF wymaga przeprowadzenia procesu uwierzytelnienia. Ustawodawca przewidział kilka metod autoryzacji, dostosowanych do różnych typów podmiotów i ich potrzeb:
Profil Zaufany (ePUAP) – Bezpłatna metoda uwierzytelnienia dostępna dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Logowanie odbywa się przez system ePUAP z wykorzystaniem bankowości elektronicznej lub innego sposobu identyfikacji. Jest to najczęściej wybierana opcja ze względu na brak kosztów i prostotę.
Kwalifikowany podpis elektroniczny – Certyfikat elektroniczny przypisany do konkretnej osoby, uznawany prawnie na równi z podpisem własnoręcznym. Wymaga zakupienia, ale zapewnia wysokie bezpieczeństwo. Przeznaczony dla właścicieli firm i uprawnionych pracowników.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna z NIP – Metoda przeznaczona dla organizacji, jednostek samorządowych i spółek. Pieczęć musi zawierać numer NIP podmiotu.
Token autoryzacyjny – Ciąg znaków alfanumerycznych generowany w systemie KSeF, przypisany do konkretnej aplikacji. Token umożliwia dostęp do funkcji KSeF bez konieczności każdorazowego logowania użytkownika. Szczególnie przydatny w systemach zintegrowanych (ERP, programy księgowe). Tokeny będą funkcjonować do 31 grudnia 2026 roku.
Certyfikat KSeF – Nowa metoda uwierzytelnienia wprowadzana od 1 lutego 2026 roku, która docelowo od 1 stycznia 2027 roku całkowicie zastąpi tokeny. Certyfikaty stanowią wyłącznie środek uwierzytelnienia w systemie, podobnie jak podpis kwalifikowany. Wnioskami o certyfikaty będzie można zacząć się ubiegać od 1 listopada 2025 roku.
Integracja z systemami informatycznymi
Efektywne wykorzystanie KSeF wymaga integracji z używanym oprogramowaniem finansowo-księgowym lub systemem ERP. Ministerstwo Finansów udostępnia oficjalne API KSeF, które umożliwia pełną automatyzację obiegu faktur.
Integracja za pośrednictwem API pozwala na:
- Automatyczne wystawianie i przesyłanie faktur z systemu ERP do KSeF
- Automatyczne pobieranie faktur otrzymanych z KSeF
- Automatyczne księgowanie dokumentów
- Monitoring statusu faktur w systemie
- Generowanie raportów z danymi pochodzącymi z KSeF
Dla firm, które posiadają specjalistyczne, branżowe lub napisane na zamówienie oprogramowanie sprzedażowe, dostępne są narzędzia integracyjne zwane łącznikami, które umożliwiają podłączenie systemu do KSeF bez całkowitej wymiany infrastruktury IT.
Ministerstwo Finansów udostępnia dokumentację API w formacie Swagger oraz OpenAPI. Interfejs wykorzystuje standardowy protokół REST API z wykorzystaniem HTTP GET i POST.
Procedury awaryjne – tryby offline
Ustawodawca przewidział sytuacje, w których system KSeF może być niedostępny lub mogą pojawić się problemy techniczne po stronie przedsiębiorcy. W takich przypadkach dostępne są procedury awaryjne:
Tryb offline24 – Stosowany, gdy podatnik nie ma łączności internetowej lub wystąpił problem po jego stronie. Przedsiębiorca może wystawić fakturę lokalnie w obowiązującej strukturze FA(3) i przesłać ją do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym. Faktury wystawione w tym trybie muszą być opatrzone dwoma kodami QR: jeden do weryfikacji treści dokumentu, drugi do potwierdzenia tożsamości wystawcy. Datą wystawienia faktury pozostaje dzień wskazany przez podatnika, natomiast datą jej otrzymania przez nabywcę będzie moment nadania numeru KSeF.
Tryb offline (niedostępność zaplanowana) – Używany podczas zaplanowanych przerw serwisowych KSeF ogłoszonych przez Ministerstwo Finansów. Podatnik wystawia fakturę w obowiązującym formacie i przesyła ją do KSeF po zakończeniu niedostępności, nie później niż w następnym dniu roboczym. Do udostępnienia faktury kontrahentowi przed przesłaniem do KSeF wymagane są dwa kody QR.
Tryb awaryjny (awaria nieplanowana) – Aktywowany, gdy Ministerstwo Finansów opublikuje komunikat o awarii KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej. Podatnik ma 7 dni roboczych od zakończenia awarii na przesłanie faktury do systemu. Jeśli w trakcie trwającej awarii zostanie ogłoszona kolejna, okres siedmiu dni liczy się od zakończenia tej ostatniej.
Awaria całkowita – Procedura przewidziana na nadzwyczajne sytuacje stanowiące zagrożenie dla państwa lub infrastruktury. W przypadku ogłoszenia awarii całkowitej, faktur wystawionych w okresie jej trwania nie przesyła się do KSeF.
Transakcje B2B i B2C
System KSeF wprowadza różne zasady w zależności od typu transakcji:
Transakcje B2B (business-to-business) – Od 1 lutego 2026 roku dla dużych podatników oraz od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców każda faktura wystawiona w relacji między podatnikami VAT musi przejść przez system KSeF. Obowiązek spoczywa na sprzedawcy, niezależnie od tego, czy nabywca wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych. Brak zgody nabywcy nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku przesłania faktury do KSeF.
Transakcje B2C (business-to-consumer) – Wystawianie faktur dla konsumentów (osób fizycznych) w systemie KSeF pozostaje dobrowolne. Przedsiębiorcy mogą nadal wystawiać faktury w formie papierowej lub elektronicznej (PDF) na żądanie konsumenta. Wystawienie faktury dla konsumenta w KSeF nie wymaga jego zgody, jednak sama faktura musi być wystawiona wyłącznie na żądanie konsumenta, zgodnie z obowiązującymi przepisami VAT.
Korzyści wynikające z wdrożenia KSeF
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą szereg wymiernych korzyści dla przedsiębiorców:
Przyspieszony zwrot VAT – Podatnicy korzystający z KSeF mogą otrzymać zwrot różnicy podatku VAT w skróconym terminie 40 dni zamiast standardowych 60 dni. Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF termin ten stanie się ogólną regułą dla wszystkich podatników, co znacząco poprawia płynność finansową firm, szczególnie tych, które regularnie wykazują nadwyżkę podatku naliczonego.
Automatyzacja procesów – Integracja KSeF z systemami ERP i oprogramowaniem księgowym umożliwia pełną automatyzację obiegu faktur. Eliminacja ręcznego wprowadzania danych znacząco przyspiesza obsługę dokumentów i minimalizuje ryzyko błędów wynikających z czynnika ludzkiego.
Centralne archiwum faktur – Faktury ustrukturyzowane przechowywane są automatycznie w systemie KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione. Zwolnia to przedsiębiorców z konieczności samodzielnej archiwizacji, ustanowienia drogich systemów backupów i zapewnia całodobowy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca.
Uproszczone rozliczanie korekt in minus – Sprzedawca wystawiający fakturę korygującą zmniejszającą wartość sprzedaży nie musi już uzyskiwać potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę. Sam fakt przesłania korekty do systemu wystarczy do rozliczenia, co przyspiesza procesy i zmniejsza obciążenie administracyjne.
Ograniczenie błędów formalnych – Ustrukturyzowany format faktury i walidacja dokonywana przez system zmniejszają ryzyko błędów formalnych, co prowadzi do mniejszej liczby korekt i odrzuceń.
Zwiększone bezpieczeństwo – Centralizacja faktur w systemie państwowym wprowadza dodatkowe mechanizmy kontrolne, które chronią dane przed nieautoryzowanym dostępem. Ułatwia szybkie wykrywanie błędów i prób oszustw podatkowych.
Uproszczenia raportowe – Dane dostępne w KSeF mogą być bezpośrednio wykorzystywane do raportów podatkowych, co redukuje obowiązek wysyłania JPK_FA na żądanie administracji.
Sankcje za nieprzestrzeganie przepisów
Nieprzestrzeganie obowiązków związanych z KSeF będzie wiązać się z poważnymi konsekwencjami finansowymi. Periode przejściowy trwa od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku, w czasie którego podatnicy mogą podlegać odpowiedzialności karnoskarbowej. Kary pieniężne nakładane przez naczelników urzędów skarbowych będą stosowane od 1 stycznia 2027 roku.
Wysokość kar przewidziana przez ustawodawcę:
Do 100% kwoty podatku VAT – Najsurowsza sankcja, nakładana za wystawienie faktury poza systemem KSeF z wykazanym podatkiem VAT. Kara ta ma na celu całkowitą eliminację obchodzenia systemu.
Do 18,7% wartości brutto – Kara nakładana w przypadku wystawienia faktury poza KSeF bez wykazanego podatku VAT.
Dodatkowe sankcje – Mogą być nałożone za błędy w przesyłaniu faktur w trybie awaryjnym, na przykład za niedotrzymanie harmonogramu wysyłki po awarii systemu lub niezastosowanie się do procedur awaryjnych.
Organ podatkowy będzie wymierzał karę indywidualnie, biorąc pod uwagę wiele czynników: wagę naruszenia, stopień zawinienia podatnika, częstotliwość popełnianych naruszeń oraz podjęte działania naprawcze. Istnieje możliwość odstąpienia od nałożenia kary, jeśli obowiązek nie został dopełniony wskutek działania siły wyższej.
Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)
Po pomyślnym przesłaniu faktury do systemu KSeF przedsiębiorca otrzymuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru, czyli dokument potwierdzający przyjęcie faktury przez system. UPO zawiera dane techniczne takie jak unikalny numer KSeF przydzielony fakturze, datę i godzinę wysłania dokumentu, datę i godzinę zarejestrowania przez KSeF oraz identyfikator referencyjny.
Kluczowe informacje z UPO – numer faktury KSeF i data wystawienia – są dostępne bezpośrednio z systemu poprzez API już podczas sesji wysyłki faktury. W większości praktycznych zastosowań dodatkowe pobieranie i archiwizowanie plików UPO jest zbędne, choć opcjonalnie podatnicy mogą pobierać te dokumenty dla dokumentacji wewnętrznej.
Przygotowanie do wdrożenia
Mimo że obowiązkowe korzystanie z KSeF rozpocznie się od lutego 2026 roku, przedsiębiorcy powinni już teraz podejmować działania przygotowawcze:
Audyt procesów biznesowych – Analiza obecnych procedur fakturowania i przepływu dokumentów w firmie pozwoli zidentyfikować obszary wymagające modyfikacji.
Wybór rozwiązania technicznego – Przedsiębiorca musi zdecydować, czy będzie korzystać z bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, czy zintegruje KSeF z komercyjnym oprogramowaniem księgowym lub systemem ERP. Jeśli firma ma już system informatyczny, należy sprawdzić jego kompatybilność z API KSeF.
Szkolenia pracowników – Personel odpowiedzialny za księgowość i fakturowanie powinien zostać przeszkolony w zakresie obsługi nowych narzędzi, procedur awaryjnych i wymogów technicznych.
Testy w środowisku testowym – Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe KSeF, które umożliwia przeprowadzenie prób przed uruchomieniem systemu produkcyjnego. Od września 2025 roku dostępne są również testy API dla integratorów i dużych firm.
Przygotowanie infrastruktury IT – Firmy powinny zapewnić stabilne połączenie internetowe, aktualizację systemów operacyjnych oraz wdrożenie procedur awaryjnych na wypadek problemów technicznych. Niezbędne jest również zabezpieczenie tokenów i certyfikatów KSeF.
Monitoring zmian legislacyjnych – Do momentu pełnego wdrożenia mogą być wprowadzane dodatkowe regulacje, uproszczenia lub modyfikacje. Przedsiębiorcy powinni na bieżąco śledzić komunikaty Ministerstwa Finansów i oficjalne wydania dotyczące KSeF.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur stanowi jeden z największych projektów cyfryzacji administracji podatkowej w Polsce w ostatnich latach. System zmieni fundamentalnie sposób dokumentowania transakcji gospodarczych, eliminując papierowe faktury i standaryzując elektroniczny obieg dokumentów. Wprowadzenie KSeF będzie przebiegać etapowo od lutego 2026 roku, co pozwoli firmom na stopniową adaptację.
Przedsiębiorcy, którzy już teraz podejmą działania przygotowawcze – od audytu procesów, przez wdrożenie odpowiedniego oprogramowania, do szkolenia pracowników – będą lepiej przygotowani na zmianę i zyskają znaczną przewagę konkurencyjną. System oferuje bowiem szereg korzyści: automatyzację procesów, przyspieszony zwrot VAT, darmową archiwizację dokumentów i zwiększone bezpieczeństwo transakcji. Jednocześnie nieprzestrzeganie obowiązków wiąże się z poważnymi sankcjami finansowymi, dlatego właściwe przygotowanie jest kluczowe dla każdego przedsiębiorcy.
